Erfahrungen bei der Einführung der mobilen Zeiterfassung 123erfasst

Innerhalb nur eines halben Jahres stellte die Norder Tell Bau GmbH auf die digitale Zeiterfassung mit 123erfasst.de um. Ein Erfahrungsbericht.

1946 im ostfriesischen Norden als Pflasterunternehmen gegründet, beschäftigt die Tell Bau GmbH heute rund 250 Mitarbeiter an vier verschiedenen Standorten und bietet ein breites Angebotsspektrum: Tell Bau ist im Straßenbau tätig, setzt Projekte im Tief- und Hochbau um und konstruiert Sportanlagen und Küstenschutzlösungen. Einer der Gründe für diese Entwicklung: Die kontinuierliche Bereitschaft zur Innovation. Und das bedeutet auch die fortwährende Optimierung der internen Arbeitsabläufe. Nachdem die Tell Bau GmbH in den letzten Jahren bereits das gesamte Rechnungswesen digitalisiert hatte, war eine digitale Zeiterfassungslösung der logische nächste Schritt: „Zum Zeitalter der Smartphones gehört einfach auch eine zeitgemäße, mobile Zeiterfassung“, sagt Marco Schoolmann, Controller und Einkäufer bei der Tell Bau GmbH und Hauptverantwortlicher für die Umstellung auf die mobile Zeiterfassungslösung.

Ende Juli 2015 entschied sich die Tell Bau GmbH für das mobile Zeiterfassungssystem 123erfasst.de. Angesichts des breiten Funktionsspektrums der Software entschloss sich die Tell Bau GmbH, sich zunächst auf die Zeiterfassung, das Gerätemanagement und die Fotodokumentation zu konzentrieren. Bis zum Jahresende erfolgte die Erfassung der Zeiten parallel, also sowohl über die Software als auch weiterhin konventionell auf Papier – wobei letztere bis Ende 2015 die Datengrundlage für die Buchhaltung geblieben ist. Mögliche Schwierigkeiten bei der Umstellung konnten so frühzeitig erkannt und durch Nachschulungen und Vor-Ort-Gespräche direkt behoben werden. Nachdem Stichproben in der Testphase bereits gezeigt hatten, dass 123erfasst.de reibungslos mit der im Büro genutzten BRZ-Software zusammenarbeitet, erfolgte mit Beginn des neuen Jahres die endgültige Umstellung: Seit dem 1.1.2016 gehört die Zeiterfassung per Papier bei Tell Bau endgültig der Vergangenheit an.

Marco Schoolmann

Und so lief die Umstellung ab: Ursprünglich war geplant, 123erfasst.de von nur zwei bis drei Kolonnen testen zu lassen. Aber bereits nach einem Monat wagte das Unternehmen die Generalprobe und erweiterte den Test auf alle vier Standorte und alle rund 200 gewerblichen Mitarbeiter. „Das einfache Handling der App hat uns diese Entscheidung leicht gemacht“, so Schoolmann. „Aber eine so zügige und umfassende Umstellung war dennoch eine Energieleistung, keine Frage.“ Neunzig einsatzbereite Smartphones wurden an die Mitarbeiter verteilt, so dass zu jeder Kolonne immer mindestens ein Erfasser gehört, der die Daten für sich und seine Mitarbeiter gebündelt erfasst. 15 Minuten Aufmerksamkeit erfordert die App am Tag, dann sind Zeiten, Geräte- und Wetterdaten erfasst und – wenn nötig – Fotos der Baustelle dokumentiert.

Der Bau des neuen Fähranlegers Norderney wird dokumentiert mit 123erfasst.

Den jüngeren Mitarbeitern fiel der Umgang mit Smartphone und App dabei naturgemäß leichter. „Erzählen Sie mal einem 62-jährigen Polier, der seine Arbeitszeit seit über 40 Jahren auf Papier erfasst, dass er das alles auf einmal per Smartphone zu erledigen habe“, beschreibt Schoolmann anfängliche Schwierigkeiten bei der Umstellung. Mittlerweile hat sich 123erfasst.de aber fest im Arbeitsalltag etabliert: Die Mitarbeiter schätzen die Möglichkeit, Probleme auf der Baustelle über die Fotodokumentation unmittelbar mit Bauleiter und Bauherrn abstimmen zu können, das Bautagebuch nicht mehr aufzuschreiben, sondern einzusprechen und direkte Einsicht in die eigenen Daten zu haben.

Und auch die Bedenken mancher Mitarbeiter angesichts der GPS-Ortung konnte Schoolmann seinen Mitarbeitern nehmen: Die App ortet nur dann, wenn Daten übertragen werden. „Eine Komplettüberwachung unserer Mitarbeiter wollen wir nicht. Grundlage unserer Zusammenarbeit bleibt das Vertrauen. Die digitale Zeiterfassung dient uns vor allem als Arbeitserleichterung.“

Gerade einmal sechs Monate hat die Umstellung auf das neue Zeiterfassungssystem benötigt – eine für ein Unternehmen dieser Größe beeindruckende Zeit, die selbst Marco Schoolmann überrascht hat: „Ich habe wirklich gedacht, dass eine enorme Zeit ins Land gehen müsste, bis die neuen Mechanismen greifen. Dass eine App, die so viel kann, so leicht zu bedienen ist, damit habe ich nicht gerechnet.“

Handwerker 2.0 – Bauunternehmer baut Apps

Jürgen Bruns ist ein Bauunternehmer wie er im Buche steht. Der 45-Jährige aus Lohne (Oldenburg) hat sein Handwerk von Grund auf gelernt. Maurerlehre mit Bestnote, Fachabitur, Bauingenieurs-Studium mit dem Schwerpunkt Informatik und vor 17 Jahren dann Übernahme des elterlichen Baubetriebes. Dazu noch die ehrenamtliche Tätigkeit als Obermeister der Maurer-Innung Vechta. Da gibt es viel zu tun. Doch ein umtriebiger Mensch wie Bruns, der immer auf der Suche nach neuen Herausforderungen ist, hat seine Augen und Ohren immer im On-Modus.

„Vor fast zehn Jahren stand Dominic Sander in meinem Büro und wollte sich ein Angebot für den Bau eines Privathauses machen lassen“, erinnert sich Jürgen Bruns. Eine Begegnung der besonderen Art mit dem IT-Experten, der schon vor Abitur und Mathematik-Studium als Sechzehnjähriger eine komplette Software für Videotheken Management unter dBase entwickelte, denn seither sind der erfolgreiche Software-Entwickler Sander und der Bauunternehmer Bruns ein Team. Und das kam so.

„Bei der Projektplanung spricht man über dies und das. Privates und Berufliches. Was machen Sie denn so? Softwareentwicklung – das ist ja spannend. Ich bin da sch
on seit längerer Zeit auf der Suche nach mobiler Zeiterfassung, finde aber nicht das, was ich mir konkret vorstelle", erzählt der Bauunternehmer über die Keimzelle des heutigen Unternehmens 123erfasst.de.

„Was soll die Software denn können? Vielleicht kann ich Ihnen helfen, wenn es eine praktische und einfache Lösung sein soll“, kann sich Dominic Sander noch gut an den Übergang von der privaten Hausplanung zur Business-Konzeption erinnern. Was folgte war eine gute Idee, etwas unternehmerisches Wagnis und eine gelungene Partnerschaft zweier unterschiedlicher Menschen.

Jürgen Bruns brachte den bautechnischen Sachverstand in das gemeinsame Web 2.0-Projekt ein und Dominic Sander sein in 20 Jahren Selbstständigkeit erworbenes Know how in Sachen Programmierung. Das Duo tüftelte intensiv herum, wie 2008 aus ersten Überlegungen mit Erstellung eines Pflichtenheftes und anfänglichen 1.0-Programmierungen eine konkrete Geschäftsidee entstand.

Die Idee war, eine Software für Bauunternehmen zu entwickeln, die eine enorme Arbeitserleichterung darstellt, indem ganze Projektdokumentationen direkten Eingang in die Buchführung und die Projektabwicklung finden. Was lag da näher, als auf das Utensil zurückzugreifen, dass mittlerweile selbst jeder Bauarbeiter am Mann hat: das Mobiltelefon.

"Es ist schon erstaunlich, welche Fortschritte die Technik gerade in diesem Bereich zu verzeichnen hat", sagt der 42-jährige IT-Experte Sander, der sich auch privat Kommunikations- und Erkenntnistheorien sowie Computer-Grafik beschäftigt, wenn sein mittelständisches Unternehmen ihm dazu Zeit lässt. Und sein Kompagnon pflichtet ihm bei. "Als wir vor fünf Jahren mit unserem Produkt an den Start gingen, da begann der Hype um die Apps gerade. Da sind wir mit optimalem Timing auf den fahrenden Zug aufgesprungen", erinnert sich auch Jürgen Bruns an die Pionierzeit seiner App.

Der Bau-Informatiker hatte den großen Vorteil, dass er die Produkt-Erprobung auf Herz und Nieren im Alltagsgeschäft zunächst in seinem eigenen Bauunternehmen ausprobieren konnte. Eine ideale Ergänzung. "Meine 15 Mitarbeiter waren echte Versuchskaninchen. Aber sie waren dafür auch die Ersten, die ein modernes Smartphone zur eigenen Nutzung dabei hatten", erzählt der Chef von Bruns Bau in Lohne.

Bauunternehmer Jürgen Bruns steuert seine Baustellen per App mit Handy und Tablet.

Der Familienmensch und Vater zweier Töchter ist mit seinem Bauunternehmen vor allem im kommunalen Hochbau, im staatlichen Baumanagement beispielsweise von Universitäten oder Justizvollzugsanstalten sowie dem Gesundheitswesen bei Krankenhäusern tätig. "Bei vielen Baustellen kann der Überblick schon mal verloren gehen. Aber seitdem ich unsere 123erfasst-Software nutzen kann, haben wir nicht nur Ordnung in der Buchführung, sondern ich weiß dank GPS auch immer, wo unsere Mitarbeiter grad sind und welche Tätigkeiten erledigt werden", so Jürgen Bruns über die Vorteile seiner Software. Und Zeit ist schließlich Geld. Grad in Zeiten von Web 2.0.